Databehandleravtale for LUMO Forening

• Avtalen gjelder mellom foreningen som bruker LUMO Forening (behandlingsansvarlig), og Nodify AS, Storgata 32, 0184 Oslo (databehandler).

• Avtalen inngås når foreningen godtar den ved registreringen. Den gjelder så lenge foreningen bruker LUMO Forening, og til opplysningene er slettet.

• Formål: å levere LUMO Forening til foreningen: medlemsliste, nyheter, e-post til medlemmer, henvendelser, spørsmål og svar, og logg.

• Opplysningene:

– navn, adresse, gårds- og bruksnummer, kommune, bruksenhet, e-post og mobil fra foreningens medlemsliste;

– innholdet i nyheter, henvendelser og spørsmål og svar;

– navn og kontaktopplysninger for styremedlemmene;

– loggen over hva styret gjør.

• Hvem opplysningene gjelder: medlemmer og hytter på foreningens medlemsliste, styremedlemmer, og administratorer og medlemmer i LUMO-appen som sender henvendelser.

• Ingen særlige kategorier av personopplysninger skal behandles. Personnummer og D-nummer fjernes ved opplastingen.

• Nodify AS behandler opplysningene bare etter foreningens instruks. Instruksen er denne avtalen, vilkårene for LUMO Forening og det foreningen gjør i portalen.

• Nodify AS bruker ikke opplysningene til egne formål, heller ikke til å verve brukere til LUMO.

• Mener Nodify AS at en instruks er i strid med personvernreglene, sier vi fra.

Alle som behandler opplysningene hos Nodify AS, har taushetsplikt.

Nodify AS har tekniske og organisatoriske tiltak som passer for risikoen:

• kryptering under overføring og av sikkerhetskopiene;

• tilgangsstyring, slik at hvert styre bare ser sin egen forening, kontrollert på serveren;

• tilgang for LUMO Admin bare når det trengs, med logg;

• daglige krypterte sikkerhetskopier i EU som slettes etter 90 dager.

Foreningen godtar disse underdatabehandlerne:

• Vercel Inc.: drift, fillagring og ruting av KI-forespørsler, Frankfurt (EU)

• PingCAP (TiDB Cloud): databasen, Frankfurt (EU)

• Hetzner Online GmbH: krypterte sikkerhetskopier, Tyskland (EU)

• Google (via Vercel AI Gateway): kunstig intelligens: rydde medlemslisten, EU, uten lagring og uten trening

• Resend: utsending av e-post, USA, se punkt 7

• Auth0 (Okta): innlogging, USA, se punkt 7

• Sentry: feildiagnostikk, USA, se punkt 7

• Apple og Google (Firebase): levering av generelle varsler til telefonen, USA, se punkt 7

• Kartverket: adresseoppslag og koordinater, Norge

• Nodify AS har avtaler med underdatabehandlerne med de samme pliktene som her.

• Vi varsler styret på e-post minst 30 dager før vi tar i bruk en ny underdatabehandler. Foreningen kan da protestere, eller avslutte avtalen.

Flere av underdatabehandlerne er amerikanske selskaper. Overføres opplysninger utenfor EØS, bygger det på EUs standardavtaler (SCC) eller EU–USA-rammeverket (Data Privacy Framework) der selskapet er sertifisert.

Nodify AS hjelper foreningen, så langt det er rimelig, med:

• å svare på krav fra medlemmene om innsyn, retting og sletting;

• å vurdere sikkerheten;

• å melde avvik.

Mye kan styret gjøre selv i portalen, for eksempel å rette og slette.

Nodify AS varsler styret uten ugrunnet opphold, og senest innen 48 timer etter at vi ble kjent med et sikkerhetsbrudd som gjelder foreningens opplysninger. Varselet sier hva som har skjedd, hvilke opplysninger det gjelder, og hva vi gjør.

Nodify AS gir foreningen den informasjonen som trengs for å vise at avtalen følges. Ønsker foreningen en kontroll, avtales den skriftlig og gjøres slik at den ikke unødig hindrer driften.

Foreningen kan laste ned opplysningene sine. 30 dager etter at avtalen er avsluttet, slettes opplysningene. De kan ligge i krypterte sikkerhetskopier i opptil 90 dager til, og slettes deretter.

Ansvar følger personvernforordningen artikkel 82 og vilkårene for LUMO Forening. Avtalen er underlagt norsk rett.